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Réglementation et formalisme à respecter dans vos documents contractuels

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Les mentions obligatoires à respecter sur votre devis

 
Les mentions devant obligatoirement figurer dans le devis sont variables selon la nature de l’activité de l’entreprise.

Parmi les mentions communes, on retrouve :

  • Date du devis et durée de validité
  • Les éléments d’identification de l’entreprise (nom, raison sociale, adresse, capital et RCS, coordonnées téléphoniques et courriel, le cas échéant, N° de TVA)
  • N° d’agrément, d’ordre ou d’autorisation d’exercice du professionnel
  • Identité et adresse du client destinataire du devis
  • Informations relatives à la prestation (nature, quantité, montant, frais annexes, délais de mise à disposition ou de livraison, lieu de livraison ou d’exécution) et aux frais annexes
  • Montant HT, TTC et TVA (taux, montant)
  • Faculté de réclamations, et modalités de SAV

D’autres mentions sont également obligatoires mais ne s’appliquent pas toujours :

  • Mentions relatives à la faculté de rétractation (si le client est un consommateur et le contrat conclu hors établissement)
  • Compagnie et N° de police d’assurance garantie décennale (pour les artisans du bâtiment)

En cas de non-respect des mentions obligatoires, vous risquez jusqu’à 1500 euros d’amende.

Le devis doit être gratuit dans quelques cas bien déterminés tels que les déménagements, l’optique, les services à la personne de plus de 100€, la location de véhicule, les prestations funéraires, les services ou matériels médicaux destinés à compenser le handicap.

Lorsque le devis est payant, son tarif doit être annoncé au préalable (et peut faire l’objet le cas échéant d’un contrat spécifique ou d’un bon de commande).
 

Les mentions obligatoires à respecter sur votre facture

 
Sur vos factures, les mentions obligatoires sont aussi nombreuses :

  • Date de la facture
  • Numéro de la facture
  • Date de la vente ou de la prestation de service
  • Identité et adresse du client
  • Informations relatives au professionnel (forme sociale, nom prénom ou raison sociale, RCS et greffe du tribunal de commerce ou numéro d’inscription au registre des métiers, siège social, N° de TVA)
  • Numéro de commande
  • Informations relatives à la prestation (nature, quantité, montant, frais annexes, délais de mise à disposition ou de livraison, lieu de livraison ou d’exécution) et aux frais annexes ainsi qu’aux remises éventuelles,
  • Montant HT, TTC et TVA (taux, montant)
  • Date d’échéance de la facture, et conditions de règlement et de pénalités

D’autres mentions peuvent être requises dans des cas plus spécifiques. Il s’agit surtout de mentions fiscales (TVA non applicable ou en autoliquidation, éco participation) ou administratives (appartenance à une association agréée, assurance responsabilité civile professionnelle).

En matière de facturation, les sanctions sont bien plus lourdes en cas de manquement aux obligations. Une double amende peut ainsi se voir appliquée, tout d’abord une amende fiscale de 15 euros par mention manquante mais aussi une amende pénale de 75000 euros en cas de fraude.
 

Les mentions obligatoires à respecter dans les CGV

 
Les conditions générales de vente, vont quant à elle préciser les conditions dans lesquelles le contrat doit se dérouler. Elles ne sont obligatoires que si les autres documents contractuels (devis et facture) ne sont pas complets dans les informations qu’ils fournissent.

Les précisions apportées dans les conditions générales peuvent porter sur de multiples éléments de la relation commerciale :

  • Modalités de fourniture du service
  • Obligations respectives des parties
  • Pénalités et frais
  • Modalités de rétractation
  • Conditions de livraison et de mise à disposition
  • Clauses éventuelles de résiliation ou d’annulation
  • Modalités de SAV
  • Modalités de saisine du médiateur de la consommation
  • Modalités de traitement des litiges

Ces types de clauses ne sont pas exhaustifs et ne constituent que des exemples. Vous êtes libres de la rédaction de vos conditions générales, en fonction des spécificités de votre activité. Vous devez cependant veiller à rester dans votre cadre légal, et ne pas adopter une rédaction susceptible de faire basculer une clause ou un article dans une qualification abusive.

La commission des clauses abusives produit une abondante doctrine et formule chaque année de multiples jurisprudences, activité par activité. Vous pouvez en prendre connaissance sur le site officiel de la commission : http://www.clauses-abusives.fr.

On oubliera pas également de faire figurer sur tous les documents contractuels à savoir, devis, facture et contrat, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros.