Lettre de relance facture impayée 1ère relance
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Pour un entrepreneur et quel que soit son statut (micro ou auto entrepreneur, entrepreneur individuel, société), encaisser ses factures en retard peut s’avérer très frustrant et même décourageant. Alors que le chiffre d’affaire de l’entreprise est bon, le défaut ou le retard de paiement des factures peut mettre sa trésorerie en défaut.
Le suivi des factures échues est donc un acte de bonne gestion pour le professionnel.
Les relances des factures en retard peuvent indifféremment être effectuées par courrier, par email, par téléphone… le choix du canal dépendra de la relation entre le professionnel et son client.
Relancer ses factures reste une activité sensible dans la mesure où il est essentiel de préserver les rapports entre le professionnel et ses clients. Même si un client est en retard dans son paiement, il reste un client et, selon l’activité exercée il est susceptible de faire de nouveau appel à l’entreprise. Il faut donc tenter de ne pas le braquer par cette relance.
Traditionnellement, un scénario de recouvrement sera donc construit sur la base d’un discours progressif, d’abord bienveillant puis de plus en plus ferme. Cette progressivité s’explique par le fait qu’un retard de paiement (avant d’être impayée une facture est d’abord en retard) peut résulter d’un simple oubli ou d’une difficulté passagère avant d’être le fruit de la mauvaise foi.
La première relance d’une facture impayée
La première lettre de relance est un simple rappel de la facture. Elle fait partie intégrante du parcours commercial. Il est d’ailleurs intéressant de noter que cette relance peut parfaitement intervenir avant l’échéance de la facture. Il s’agira alors d’une relance dont l’objet sera de rappeler l’échéance prochaine de la facture.
La première relance d’une facture impayée devrait donc être plus proche d’une lettre commerciale que d’une relance ou d’une mise en demeure. Sans menace de procédure à l’égard du débiteur la première relance est donc un simple rappel de la date d’exigibilité de la facture.
La première lettre de relance est essentielle (tout comme la première approche en matière commerciale). Bien rédigée elle peut susciter un règlement de la part de ses clients dans 30 à 50% des cas.
La forme de la première relance
Pour rédiger cette lettre, aucune règle de droit ou de procédure n’impose une quelconque mention obligatoire, du moins lorsqu’elle est émise par l’entreprise elle-même.
Elle peut tout aussi bien prendre la forme d’une lettre simple que d’un mail, ou même d’un SMS ou d’un appel téléphonique.
De même, aucun délai n’impose l’envoi de cette première lettre de relance. Comme nous l’avons vu, elle peut même être envoyée avant l’échéance de la facture impayée, telle qu’elle est prévue au contrat. Plus le temps passe, plus les chances de recouvrement s’amenuisent et il est donc essentiel de ne pas trop tarder dans les démarches de recouvrement.
La gestion rigoureuse du recouvrement des factures en retard, l’envoi des lettres de relances au débiteur, par courrier ou par mail, mais aussi la relance par téléphone, sont essentiels au succès du recouvrement, à l’encaissement rapide des créances impayées et à la préservation de la trésorerie de votre société.
Recouvrer.fr vous accompagne dans ce traitement, et vous propose trois formules de prise en charge de votre recouvrement, en fonction du temps dont vous disposez pour relancer vos impayés. Notre plateforme vous guide en ligne afin de vous garantir un recouvrement efficace.
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« Facture impayée » rédigé par nos experts
Le contenu de la première relance
Le contenu de la relance est complètement libre, tout comme sa forme. Aucune mention ni aucun rappel ne sont imposés par les textes de loi.
L’essentiel est de respecter le contrat qui unit les parties, et bien mentionner la nature de la créance, le numéro de facture, sa date d’échéance, le montant restant dû, les modalités de règlement proposées par l’entreprise.
A ce stade la bonne foi du client est encore supposée et l’ajout de menaces notamment de poursuites judiciaires pourrait s’avérer contreproductif, et porter atteinte aux relations commerciales qui unissent encore l’entreprise à son client.
De nombreux modèles de relance sont proposés en ligne, vous pouvez les télécharger afin de les adapter à votre recouvrement. Vous devrez alors rédiger à la main sur ce modèle de lettre toutes les informations relatives à votre créance (montant, délai de règlement porté sur le devis), à votre client (identité et coordonnées) ainsi qu’à votre entreprise (coordonnées postales et mail)…
Avec la solution autonome de Recouvrer.fr, notre plateforme va générer automatiquement et à votre entête votre premier courrier de relance ainsi que tous les courriers suivants, jusqu’à la mise en demeure, avec votre entête et avec les éléments de votre créance.
Cette formule entièrement gratuite fonctionne comme un logiciel de recouvrement et vous permet de piloter le traitement de vos impayés selon le scénario que nous aurons mis en place pour votre créance.
Si vous souhaitez garder la main sur votre recouvrement, ou adapter notre scénario, vous pouvez télécharger tous nos modèles de lettres de relance jusqu’à la mise en demeure.
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Attention cependant, ils ne seront pas personnalisés à votre entête et surtout vous ne bénéficierez pas de notre guide en ligne plein de conseils pratiques, vous accompagnant à chaque étape du recouvrement de vos factures impayées.
La suite du recouvrement
Après l’envoi de la première lettre de relance, votre discours va pouvoir se durcir avec vos clients. Passée cette étape, vous aurez la certitude que le retard dans le paiement ne provient pas d’un simple oubli et nous pourrons commencer à utiliser la menace, notamment d’une procédure judiciaire comme celle de l’injonction de payer, afin de provoquer un paiement rapide de vos créances impayées.
Tant que le dossier ne sera pas déposé devant un tribunal judiciaire (notamment par le dépôt d’une requête en injonction de payer), le recouvrement reste amiable et donc sans frais pour le débiteur, à l’exception des éventuelles pénalités prévues au contrat, ainsi que de l’indemnité forfaitaire de recouvrement imposée par le code de commerce aux transactions conclues entre deux professionnels.
Même à l’amiable, votre recouvrement peut passer par un Huissier. Il s’agit néanmoins d’une activité qui ne relève pas de leur monopole et la tarification est donc libre dans cette matière. Pensez donc à demander un devis.
Par nos formules express et complète, nous avons conventionné plusieurs cabinets d’Huissier afin qu’ils vous accompagnent dans votre recouvrement de façon transparente et sans coût caché.
Notre conseil
Concrètement, le recouvrement des impayés est une vraie activité. Les relances peuvent évidemment être faites dans l’entreprise, et elles sont encore plus efficaces lorsqu’elles sont assurées par l’interlocuteur habituel du client (son commercial, le technicien en charge de l’installation, voire-même le patron…)
La relance des factures impayées n’est cependant pleinement efficace que lorsque les courriers de relance sont couplés à d’autres canaux de communication comme le téléphone.
Faute de temps ou de résultat, il est préférable de confier son recouvrement à un professionnel du secteur.
Les solutions de gestion du poste client sont nombreuses sur le marché. Recouvrer.fr vous offre la flexibilité dans cette activité puisque notre approche est transparente, sans aucun engagement et sans aucun coût caché.
Nous sommes habitués à adopter le bon discours et à préserver, lorsque c’est possible, la relation entre notre client et son débiteur.
Mais l’essentiel est que nous adoptons le meilleur discours et les meilleurs arguments, notamment dans le cadre du recouvrement téléphonique, pour conduire le client à effectuer un règlement du meilleur montant et dans le meilleur délai.
Notre solution de recouvrement s’appuie aussi sur notre réseau d’Huissiers de proximité. Professionnels du droit et du recouvrement des créances, ils savent utiliser les bons leviers pour amener le client à effectuer le paiement de sa facture à l’amiable, dans un respect absolu du droit applicable.
